PRACTICE STEP 01

現状の業務フローを Claude にアウトプットさせる

本 STEP のゴールは、自分が日々こなしている業務の手順を 図 1 枚で他人に説明できるレベルまで可視化することです。Claude に質問させながら「業務の棚卸し → 言語化 → 図化」と段階を踏み、抜け漏れのない現状フロー図（Mermaid）を完成させます。

前提本 STEP では業務情報を Claude に入力します。必ず第 6 章セキュリティ・社内利用ルールを読んでから取り掛かってください。取引先名・社内システム名・個人名・契約金額はマスキング（仮名化）してから入力します。

1. どの図を使うか — 用途別チートシート

Mermaid 記法では用途に応じて何種類かの図が使えます。本 STEP では主に フローチャート と スイムレーン（subgraph を使ったレーン分け）を使います。

図の種類	向いている用途	Mermaid 記法
フローチャート	一連の手順・判断分岐の可視化（最も汎用）	`flowchart TD`
スイムレーン図	複数部署・複数役割をまたぐ業務の分担	`flowchart LR` + `subgraph`
シーケンス図	システム間／人間間の時系列のやり取り	`sequenceDiagram`
状態遷移図	申請・チケットなど「ステータスの変化」	`stateDiagram-v2`
ガントチャート	プロジェクト工程・期日のスケジュール	`gantt`

2. 全体の流れ（4 ステップ）

1 発で完璧な図は作れません。次の 4 ステップで Claude と対話しながら育てます。

STEP A：業務の棚卸し（自分用のメモ作り）
Claude に渡す前に、自分の業務の輪郭を頭の中で整理する。
STEP B：Claude に箇条書きで言語化させる
Claude にヒアリング役を担ってもらい、抜け漏れを質問で引き出させる。
STEP C：Mermaid フロー図化
整理した手順を Mermaid 記法で図にしてもらい、Artifact 上で描画させる。
STEP D：仕上げ
色分け・担当注記・凡例を追加して、他人に見せられる状態にする。

3. STEP A：業務の棚卸し

プロンプトを書く前に、最低限以下の項目を自分の頭の中で（または手元のメモで）整理しておきます。書ききれていない項目は STEP B で Claude が質問してくれるので、完璧でなくて大丈夫です。

業務名 — 例：受注対応、月次経費精算、新規顧客の与信審査
トリガー — 何が起きたら開始するか（顧客からの問い合わせ、月初の日付など）
登場人物・部署 — 関わる人と役割（自分・上長・他部署・顧客など）
使うシステム — メール・ワークフロー・基幹システムなど
成果物 — 最終的に何が出来上がれば完了か（請求書発行、契約締結など）
例外ケース — 普段あまり起きないが、起きると面倒なケース（差戻し・NG・キャンセル）
頻度・所要時間 — 月何件くらいか、1 件あたり何分くらいか

4. STEP B：Claude に箇条書きで言語化させる

自分の業務を題材にするときは、いきなり「フロー図を作って」と頼まず、まず Claude にヒアリング役を担ってもらい、対話で抜け漏れを引き出させるのがコツです。

プロンプト例（テンプレート）

あなたは社内の業務分析者です。私が担当している業務を、改善検討のための前段としてヒアリングしてください。次の情報を出発点として、不明点・あいまいな点があれば1ターンに最大5問まで質問してください。私が回答したら、新しい質問を返してください。これを2〜3ターン繰り返し、最後に「番号付きの大ステップ」と、各ステップごとに次の項目を表で整理してください。 - 担当 - インプット - アウトプット - 分岐条件 - 1件あたり所要時間（分） - 月間頻度（件／月） - 属人化メモ（特定の人しか判断できないか）業務名：○○○ 所属部署：○○部頻度：月 ○ 件登場人物：私（営業）／上長（部長）／顧客／開発部使うシステム：メール／○○ワークフロー／社内基幹ざっくりの流れ： - 最初に起きること - 次に行うこと - 最終的なゴールルール： - 異常系（NG・差戻し・キャンセルなど）も漏れなく聞き出してください - 不明点は推測せず「未確認」と明記してください - 固有名詞（取引先名・個人名）は伏せた状態のまま進めてください - 工数・頻度・属人化メモは、後段の STEP 02（改善検討）で必要になります。聞き取れていない項目は「未確認」と明記し、推測値を入れないでください

TIP 最初のプロンプトで「2〜3 ターン回す」と宣言しておくと、Claude が 質問駆動で会話を進めてくれます。1 ターンで完成させようとせず、Claude の質問に答えながら 2〜3 ターン回すと抜け漏れが激減します。

5. STEP C：Mermaid フロー図化（実例：受注業務フロー）

STEP B で整理した箇条書きを、そのまま Mermaid 記法のフローチャートに起こしてもらいます。Claude の Artifact 上で図が描画され、その場で見た目を確認できます。

プロンプト例

上記の整理を、Mermaid 記法の flowchart で図にしてください。 - 向き：上から下（TD） - 判断分岐は ◇（菱形）で、Yes / No の経路を明示 - 異常系の終点は「中断」「保留」「失注」など別ノードで終わらせる - ノード名は 12 文字以内、改行が必要なら <br/> - 出力はコードブロックのみ（説明文は不要）

出力イメージ（Mermaid ソース）

flowchart TD A[問い合わせ受領] --> B[要件ヒアリング] B --> C[見積作成] C --> D{顧客の<br/>稟議結果} D -- 承認 --> E[受注確定] D -- 却下 --> X1[失注：理由を記録] D -- 追加要望 --> B E --> F[キックオフ] F --> G[開発・納品] G --> H{検収} H -- OK --> I[請求・完了] H -- NG --> J[是正対応] J --> H

実際の表示

flowchart TD
  A[問い合わせ受領] --> B[要件ヒアリング]
  B --> C[見積作成]
  C --> D{顧客の<br/>稟議結果}
  D -- 承認 --> E[受注確定]
  D -- 却下 --> X1[失注：理由を記録]
  D -- 追加要望 --> B
  E --> F[キックオフ]
  F --> G[開発・納品]
  G --> H{検収}
  H -- OK --> I[請求・完了]
  H -- NG --> J[是正対応]
  J --> H

6. 部署をまたぐ業務はスイムレーン図で（同じ受注業務を別視点で描く）

業務が複数の部署・役割をまたぐ場合は、フローチャートよりも レーン（横帯）に分けたスイムレーン図のほうが「誰が何をやるか」が一目でわかります。Mermaid では subgraph をレーン代わりに使います。
ここでは、上のセクション 5 で作った同じ受注業務フローを、視点を変えてスイムレーンで描き直す例を示します。同じ業務を 2 通りの図で表現できると、提出先（手順を学ぶ新人 vs 部署間の調整役）に合わせて図を使い分けられるようになります。

プロンプト例

セクション 5 で作った受注業務フローを、スイムレーン形式で Mermaid の flowchart に書き直してください。読みやすさを優先して、次のルールを守ってください。 - 全体は flowchart TB（上から下にレーンを積む横帯スイムレーン） - レーン：上から「顧客」「営業」「開発」の 3 つ。subgraph で囲む - 各 subgraph 内は direction LR を指定し、左から右へ時系列で並べる - 各ノードの先頭に通し番号（①②③…）を入れ、矢印を追わなくても順番が読めるようにする - 流れ：問い合わせ → ヒアリング → 見積 → 稟議結果 → 受注確定 → キックオフ → 開発・納品 → 検収 → 請求 - 異常系（追加要望での差し戻し／検収 NG）の戻り矢印も書く - ノード名は 10 文字以内、担当の頭文字をプレフィックス（例：C1 / S1 / D1）

出力イメージ（Mermaid ソース）

flowchart TB subgraph 顧客 direction LR C1["①問い合わせ"] C2{"④稟議結果"} C3{"⑧検収"} end subgraph 営業 direction LR S1["②要件ヒアリング"] S2["③見積作成"] S3["⑤受注確定"] S4["⑩請求・完了"] end subgraph 開発 direction LR D1["⑥キックオフ"] D2["⑦開発・納品"] end C1 --> S1 S1 --> S2 S2 --> C2 C2 -->|承認| S3 C2 -->|追加要望| S1 S3 --> D1 D1 --> D2 D2 --> C3 C3 -->|OK| S4 C3 -->|NG| D2

実際の表示

flowchart TB
  subgraph 顧客
    direction LR
    C1["①問い合わせ"]
    C2{"④稟議結果"}
    C3{"⑧検収"}
  end
  subgraph 営業
    direction LR
    S1["②要件ヒアリング"]
    S2["③見積作成"]
    S3["⑤受注確定"]
    S4["⑩請求・完了"]
  end
  subgraph 開発
    direction LR
    D1["⑥キックオフ"]
    D2["⑦開発・納品"]
  end
  C1 --> S1
  S1 --> S2
  S2 --> C2
  C2 -->|承認| S3
  C2 -->|追加要望| S1
  S3 --> D1
  D1 --> D2
  D2 --> C3
  C3 -->|OK| S4
  C3 -->|NG| D2

読みやすくする 3 つのコツ

ノード名に通し番号を入れる（①②③…）。レーンをまたいで行き来する業務でも、番号さえ追えば時系列が崩れない。
subgraph に direction を明示する。横帯スイムレーンなら flowchart TB ＋各 subgraph に direction LR。これでレーン内の順序が固定される。
レーン順は「メインの担当」を中央に、外部（顧客）を上か下に置くと、レーン間を行き来する矢印の交差が減る。

注意 Mermaid のスイムレーンは厳密な BPMN ではなく、複雑な分岐が増えると見づらくなります。レーン数は 3〜5 本、1 レーンあたりノード数は 5 個以内を目安にしてください。それを超える場合は 「正常系だけの図」と「異常系を含む図」に分けるよう Claude にお願いします。

7. STEP D：仕上げ

一度図にできたら、見せる相手（次の STEP 02 で Claude にレビューさせる／最後に AI 活用推進担当者へ渡す）に合わせて整えます。

プロンプト例

上の図に次の修正を加えてください。 - 異常系ノード（失注／NG／是正対応）を赤系で塗る - メインパス（A→B→C→D→E→F→G→H→I）の矢印を太線に - 各ノードに担当部署を [ノード名<br/>(営業)] の形で追記 - 凡例（メイン／異常／判断）を右下に subgraph で追加

TIP 色付けは classDef と class でまとめて指定すると、後から色変更しやすい構造になります。「classDef でスタイル定義してから class で割り当てて」と Claude に頼むと整った構造で返してくれます。

8. 抜け漏れ防止のセルフチェック

Claude が出した図をそのまま STEP 02 に渡さず、必ず自分で次のチェックを行ってください。よく見落とすポイントを列挙します。

異常系・例外系の経路が抜けていないか（NG・差戻し・タイムアウト・キャンセル）
判断分岐の条件文が、現場の判断基準と一致しているか
担当部署・役割名が現在の組織と合っているか（旧名称が残りやすい）
始点と終点が明確か（「○○の依頼から始まり、△△で完了」が読み取れる）
ステップの粒度が揃っているか（同じ図の中で粗い／細かいが混在しない）
属人化ポイント（「○○さんしか分からない判断」がある箇所）が明示されているか
システム名・固有名詞に社外秘が含まれていないか

TIP セルフチェックも Claude に手伝わせると効率的です。「この図を新人視点で読んで、わかりにくい箇所と質問しそうな点を 5 つ挙げて」と頼むと、説明の補足が必要な箇所を洗い出せます。

9. 機密情報の最終確認

必ず確認本 STEP の成果物（Mermaid ソース・図・会話履歴）に、取引先名・社員名・社内システム名・契約金額・個人を特定できる情報が残っていないか確認してください。残っている場合は仮名化してから次セクションの引き継ぎパッケージ作成に進みます。詳細ルールは第 6 章。

10. 次セッションへの引き継ぎパッケージ作成

本ガイドは STEP 02 を別の Claude セッションで進める前提です。STEP 01 で集めた業務情報・Mermaid・ステップ別詳細を、STEP 02 の新しいセッションに 1 回コピー＆ペーストするだけで渡せるように、Claude に 「引き継ぎパッケージ」を Artifact 形式で出力させます。Artifact なら右上の「コピー」ボタン 1 つで全文取得できます。

プロンプト例

ここまでのヒアリング結果・Mermaid 図・ステップ詳細を、STEP 02 で別セッションに引き継ぐための「引き継ぎパッケージ」として Markdown の Artifact 1 枚にまとめてください。構成は以下を厳守してください。 # 業務改善ガイド｜STEP 02 引き継ぎパッケージ ## 0. このパッケージの前提（受け手の Claude へ） ### 全体目的社内の特定業務について、Claude との協働で「現状フロー → 改善案 → 上申用成果物」を作成する 3 STEP のガイドです。最終ゴールは AI 活用推進担当者に提出する改善提案資料の作成。 ### 現在地 **STEP 02 / 全 3 STEP**（STEP 01 は完了、STEP 03 は次セッション） ### STEP 別の責務 | STEP | 状態 | やること | 成果物 | やらないこと | |---|---|---|---|---| | 01 | 完了 | 現状業務フローの可視化 | 現状 Mermaid + ステップ詳細表 | 改善案の提案 | | 02 | 進行中 | 改善案の発散→収束→Before/After 図化 | Before/After 図 + 採用 3 案 + 現場制約 | 最終成果物の体裁整え | | 03 | 次回 | 上申用成果物の作成 | 提案資料 / 文書 | 新規改善案の追加 | ### STEP 02 受け手 Claude への指示 - 本パッケージの「3. ステップ別詳細」を一次情報として扱うこと（Mermaid 図は要約に過ぎない） - 業務情報を追加で聞き出さないこと（STEP 01 で済んでいる） - 最終成果物の体裁を整え始めないこと（STEP 03 の責務） - 不明点は推測せず「STEP 01 で未収集」と明記すること ## 1. 業務概要 - 業務名 / 所属 / 月間頻度 / トリガー / 主な登場人物 / 使うシステム ## 2. 現状フロー図（Mermaid）（flowchart のコードブロックをそのまま貼付） ## 3. ステップ別詳細 | # | ステップ | 担当 | インプット | アウトプット | 分岐条件 | 1件工数(分) | 月間頻度 | 属人化メモ | ## 4. セルフチェック結果 - 異常系の網羅 / 分岐条件の妥当性 / 担当の現在性 / 属人化箇所数 / 機密マスキング状況 ## 5. STEP 02 で重点的に見たい論点（任意） - 私が特に気になっている箇所（このセクションは私が後で追記するので空欄でも構いません） # ルール - 上記の見出し階層・セクション番号は厳守 - 推測値で穴埋めしない（未収集は「未収集」と明記） - Mermaid は ```mermaid フェンスで囲む - 出力は Artifact 1 枚（type: text/markdown）

TIP Artifact に出力させると、サイドパネル右上の「コピー」アイコンから全文を 1 クリックでクリップボードに取得できます。あとは STEP 02 の新しい Claude セッションの最初のメッセージにペーストするだけで、Mermaid 図・ステップ詳細・工数・属人化情報・本ガイドの責務情報がまとめて受け継がれます。

注意引き継ぎパッケージは Teams 投稿・メール添付などで Claude セッションの外に出る可能性があります。コピー前に「9. 機密情報の最終確認」を必ず通してから、Artifact を出力させてください。

この STEP のまとめ

図化の前に「業務の棚卸し」と「Claude による質問駆動ヒアリング」で抜け漏れを潰す。
シンプルな業務は flowchart TD、部署をまたぐ業務は subgraph によるスイムレーン。
1 発で完成させようとせず、対話で 2〜3 回育てる。
図ができたら、自分で異常系・担当名・粒度・固有名詞をチェックする。
最後に 「引き継ぎパッケージ」Artifact を出力させ、STEP 02 の新しいセッションに 1 回貼り付ければ移行完了。